Szponzorált tartalom
Több évtizede dolgozom a rendezvény szervezés területén, viszont csak az utóbbi évben jutottam el odáig, hogy néhány kollégámmal tudjunk alapítani egy saját rendezvény szervező céget. Mivel már régóta vagyunk többen is a szakmában, úgy gondoltuk, hogy elég tapasztalatunk van és viszonylag egyszerűen, zökkenőmentesen fog menni a munka, azonban rá kellett döbbennünk, hogy a vezető pozíció is tartogat magában új meglepetéseket. Igyekeztünk felosztani egymás között a munkákat, az alapján, hogy melyik kolléga mihez ért a legjobban. Volt, aki a partnerekkel és ügyfelekkel való kommunikációt, kapcsolattartást és szerződések megkötését vállalta magára, más pedig a pénzügyeket, az ezzel való tervezést, az elszámolást és az adóügyek intézését. Én feladatom a logisztika volt, az egyes rendezvények építésének és bontásának megszervezése, az, hogy minden a megfelelő időpontra odaérjen a megfelelő helyre és legyen ember, aki át tudja venni és tud vele foglalkozni. A RoadRecord nevű alkalmazás nélkül mindez bajos lett volna – nemsokára erről fogok mesélni…
A rendezvények szervezésénél és az épülés, bontás koordinációjánál rá kellett jönnöm, hogy rengeteg járművel kell egyszerre dolgoznunk. Ebbe beletartozik egészen a nagy teherautóktól kezdve a kisteherautókon keresztül a személygépkocsikig minden. Az összes meglévő, bérelt, vagy újonnan vett eszközért el kell menni, majd a rendezvény helyszínére szállítani. Az esemény végével pedig minden eszközt a maga helyére kell szállítani, a kölcsönzőhöz, vagy a raktárunkba. Ehhez az utakat nem csak körültekintően kell megszervezni, hogy a lehető legkisebb legyen az útiköltség, hanem arra is kell figyelni, hogy minden érkezést, indulást és megtett kilométert is megfelelően lejegyezzünk egy útnyilvántartásban vezetve.
Mindezen folyamat és apró részlet amiatt rendkívül fontos, mivel habár 3,5 tonna alatti kisteherautókra nem kötelező menetlevelet vezetni, az útnyilvántartás szükséges a lízing és diesel ÁFA levonáshoz és a költségek elszámolásához.
Rengeteget lehet ezzel spórolni a dieseles céges kisteherautókkal, ahogy azt a pénzügyekkel foglalkozó kollégám mindig sulykolja. Azonban az is megérthető, hogy a rendezvények előtti sietségben, vagy a rendezvények utáni fáradtságban egy sofőr elfelejti dokumentálni az útját, elő is szokott ez fordulni. Ezen probléma megoldására pedig el is kezdtem új módszerek után kajtatni, nevezetesen a lehetséges útnyilvántartó appoknak néztem utána. Ezek közül messze a legjobbnak a RoadRecord NAV-álló útnyilvántartás applikációja bizonyult.
A megadott címek alapján ez a profram rekonstruálja a megtett útvonalakat, amit így össze tudunk vetni a kilométeróra állásának változásával. Emellett az átlag fogyasztásunk alapján benzinköltségeket is tud számolni, és ami a hab a tortán, algoritmusuk ellenőrzi az így készült nyilvántartásokat és 70 logikai ütközés ellenőrzésére és javítására is képes. Így abszolút azt tudom mondani: Menetlevél vagy útnyilvántartás kisteherautó esetén? – RoadRecord a megoldás – csak ez a jó választás.
A RoadRecord applikációját igen hamar megtanultuk mi is kezelni és már sokkal könnyebben ment az útnyilvántartás és a papír alapú menetlevelekkel sem kellett vesződni. A pénzüggyel foglalkozó kolléga is elismerte, jó beruházás volt ez az applikáció és sokkal könnyebb elszámolni a NAV-val a diesel ÁFÁjának tekintetében.
Úgy érzem ezzel a viszonylag apró változtatással is sokat növeltünk a rendezvényszervező vállalatunk hatékonyságán és már effektívebbek vagyunk az útnyilvántartás tekintetében, mint a régi cégek, ahol ezelőtt dolgoztunk. Bízom benne, hogy sok ilyen apró változtatással hamar sikert tudunk majd elérni a piacon és hozzájárulunk a szakma fejlesztéséhez is. Amennyiben pedig bárkinek is hasonló gondjai lennének, mint nekünk voltak, annyit tudok még mindig csak mondani: „Menetlevél vagy útnyilvántartás kisteherautó esetén? – RoadRecord a megoldás”.