Több évtizede dolgozom a rendezvény szervezés területén, viszont csak az utóbbi évben jutottam el odáig, hogy néhány kollégámmal tudjunk alapítani egy saját rendezvény szervező céget. Mivel már régóta vagyunk többen is a szakmában, úgy gondoltuk, hogy elég tapasztalatunk van és viszonylag egyszerűen, zökkenőmentesen fog menni a munka, azonban rá kellett döbbennünk, hogy a vezető pozíció is tartogat magában új meglepetéseket. Igyekeztünk felosztani egymás között a munkákat, az alapján, hogy melyik kolléga mihez ért a legjobban. Volt, aki a partnerekkel és ügyfelekkel való kommunikációt, kapcsolattartást és szerződések megkötését vállalta magára, más pedig a pénzügyeket, az ezzel való tervezést, az elszámolást és az adóügyek intézését. Én feladatom a logisztika volt, az egyes rendezvények építésének és bontásának megszervezése, az, hogy minden a megfelelő időpontra odaérjen a megfelelő helyre és legyen ember, aki át tudja venni és tud vele foglalkozni. A RoadRecord nevű alkalmazás nélkül mindez bajos lett volna – nemsokára erről fogok mesélni…
A rendezvények szervezésénél és az épülés, bontás koordinációjánál rá kellett jönnöm, hogy rengeteg járművel kell egyszerre dolgoznunk. Ebbe beletartozik egészen a nagy teherautóktól kezdve a kisteherautókon keresztül a személygépkocsikig minden. Az összes meglévő, bérelt, vagy újonnan vett eszközért el kell menni, majd a rendezvény helyszínére szállítani. Az esemény végével pedig minden eszközt a maga helyére kell szállítani, a kölcsönzőhöz, vagy a raktárunkba. Ehhez az utakat nem csak körültekintően kell megszervezni, hogy a lehető legkisebb legyen az útiköltség, hanem arra is kell figyelni, hogy minden érkezést, indulást és megtett kilométert is megfelelően lejegyezzünk egy útnyilvántartásban vezetve. Menetlevél vagy útnyilvántartás kisteherautó esetén? – RoadRecord részletei…